失敗しないSaaS導入の見極め方

「SaaSを入れたのに、誰も使わなかった」「導入したら、かえって業務が増えた」。こんな話を聞いたことはないでしょうか。

SaaS導入の成功率は、決して高くありません。導入したSaaSの約3割が1年以内に使われなくなるという調査データもあります。経営者としては、無駄なコストはかけたくないところです。

なぜ、これほど多くのSaaSが「導入倒れ」に終わるのか。原因はシンプルで、「何のために入れるのか」が定義されていないからです。多くの企業では、SaaSの検討が現場の「こんなツールがあるらしい」から始まります。あるいは、競合が使っているから入れる。これでは目的があいまいなままです。

本記事では、SaaS導入を成功に導く「見極め方」を、経営の視点から解説します。ツール選びに迷っている経営者や情シス担当者は、ぜひ参考にしてください。

導入前に確かめたい、SaaSの「3つの目的」

SaaS導入の成否は、導入前の「目的の定義」で決まります。当メディアでは、この目的を3つに分けて考えています。

事業ITとしてのSaaS：成長を加速する

事業ITとは、売上や成長に直結するIT投資です。マーケティングオートメーション（MA）ツールやCRM（顧客管理システム）がこれにあたります。目的は営業活動の効率化や顧客データの一元管理で、導入の判断基準は「売上に貢献するか」です。

代表例はHubSpotやSalesforceです。導入効果が見えやすいため、投資判断も下しやすいでしょう。

経営ITとしてのSaaS：意思決定を支える

経営ITは、経営判断の質を高めるためのITです。経営ダッシュボードやBI（ビジネスインテリジェンス）ツールがこれにあたります。TableauやLooker Studioなどのツールはデータを可視化し、経営者がすばやく意思決定できるよう支えます。導入の目的は「データに基づく経営」です。

ただし注意点があります。経営ITは、データが整っていなければ効果を発揮しません。まず基幹システムのデータを整えることが前提です。

管理ITとしてのSaaS：安定運用を確保する

管理ITは、業務の安定運用やコスト管理を目的とします。勤怠管理システムや経費精算システム、IT資産管理ツールなどがこれにあたります。

freeeやマネーフォワードは経理業務の効率化に役立ちますし、AssetViewやJAMFはPCやソフトウェアのライセンス管理に有効です。コスト削減や業務の標準化に直結するため、ROI（投資対効果）を算出しやすいのも特徴です。

ツール選びで失敗しないための3つの視点

目的がはっきりしたら、次はツール選びです。ここで大切なのは、評価の軸を持つことです。次の3つの視点で評価しましょう。

目的関数が一致しているか

最初に確かめるべきは、ツールの目的と自社の目的が一致しているかどうかです。

たとえば営業の効率化を目的にCRMを入れるなら、そのツールが「営業活動の記録」に強いかを見極めます。多機能すぎるツールは、かえって運用を複雑にするおそれがあります。逆に、経営ダッシュボードとして使いたいのに営業支援に特化したツールを選ぶと、データの統合が難しくなります。目的に合ったツールを選びましょう。

成長についてこられるか、変更しやすいか

次に、ツールが自社の成長に対応できるかどうかです。

中小企業では、最初は小さく始めれば十分でも、数年後には利用者が増えることがあります。そのときユーザー数に応じて料金が跳ね上がるツールは、避けたほうが無難です。

カスタマイズの自由度も重要です。ノーコードで設定を変えられるツールなら、情シスに負担をかけずに運用できます。kintoneやNotionはカスタマイズ性が高く、中小企業にも人気です。

導入後のサポート体制は十分か

最後に、導入後のサポート体制を確認します。SaaSは入れて終わりではありません。運用中に問題が起きたとき、すぐにサポートを受けられるかどうかが定着率を左右します。

日本語サポートはあるか、チャットサポートは24時間対応か、導入支援サービスはあるか。いずれも事前に確かめておくべきポイントです。

導入後に「使われない」を防ぐ3つのポイント

SaaS導入の失敗の多くは、導入後の運用で起きます。せっかく選んだツールも、使われなければ意味がありません。

現場の「使いやすさ」を最優先する

現場が使わなければ、どんなに優れたツールも無駄になります。導入前に、実際に使うメンバーにデモを見せ、意見を聞きましょう。

「使いにくい」という声が多ければ、別のツールを検討すべきです。現場の抵抗感を無視して入れると、使われないまま放置されるリスクが高まります。

導入直後の「伴走支援」を設計する

勝負は、導入後の最初の1ヶ月です。この期間に社内で使い方を教える「伴走支援」を設計しましょう。

導入初日に全員で操作を試す「ハンズオン研修」を行うのが効果的です。あわせて週1回の進捗確認ミーティングを設け、疑問点をその都度解消します。この期間を乗り越えれば、ツールは定着しやすくなります。

「使わないリスク」を見える化する

最後に、ツールを使わなかった場合のリスクを見える化しましょう。

CRMなら、「顧客情報が属人化し、担当者が辞めると取引が途絶える」といったリスクを共有します。現場の危機感が高まり、ツールを使う動機になります。

SaaS導入は「目的の定義」が9割

SaaS導入を成功させる鍵は、技術ではなく「経営による目的の定義」にあります。

何のために入れるのか。事業の成長なのか、経営判断の質を高めることなのか、それとも業務の安定なのか。ここをはっきりさせないままツールを選べば、失敗する確率は高まります。

本記事で紹介した3つの目的と評価の視点をもとに、自社に合ったSaaSを選んでください。そして導入後も現場が使い続けられるよう、伴走支援を設計しましょう。

ITは経営資源です。経営者が目的を定義し、現場とともに運用してはじめて、その効果が発揮されます。ぜひ今日から実践してみてください。