関連システム・連携への影響とその対策
主なリスク
アカウントを削除すると、SSOやAPIなど連携しているシステムが正常に動作しなくなる可能性があります。特に自動化された処理やスクリプトが停止してしまうと、業務に大きな支障をきたすことがあります。
削除対象のアカウントが所有している自動化ツールは、オーナー不在となってしまい、メンテナンスや更新が困難になります。また、アクセス権限の継承が適切に行われないと、重要なリソースへのアクセスが途絶えることもあります。
対策
関連システムを徹底的に洗い出し、シングルサインオンやAPI連携など、影響範囲を事前に把握します。オーナー権限の移行も重要で、スクリプトや自動化ツールの所有者になっている場合は、事前に別の担当者へオーナーを変更しておきます。
また、必要に応じて代替アカウントを作成し、スムーズに移行できるように準備しておくことも効果的です。特に重要なシステムについては、テスト環境での影響確認も検討しましょう。
Google Driveデータの移行と管理
マイドライブのデータ移行
削除対象ユーザーが個人用のマイドライブ内に重要データを所有している場合は、管理者コンソールの「ドライブのデータ移行機能」を活用して別アカウントへ移行するか、共有ドライブへ移動させます。
特に大容量のファイルや多数のフォルダがある場合は、移行に時間がかかることを考慮して計画的に進めましょう。また、移行後にファイルの権限設定が適切か確認することも重要です。
共有ドライブとの関連
共有ドライブを利用している場合は、対象ユーザーが管理者やコンテンツ管理者として設定されていないか確認し、必要に応じて権限設定を見直します。特に重要なプロジェクトの共有ドライブでは、複数の管理者を設定しておくことをお勧めします。
また、削除対象ユーザーが作成したファイルやフォルダが共有ドライブ内にある場合も、削除によってアクセス権限が変わらないか事前に確認してください。必要に応じて所有権の移行を行うことも検討しましょう。
Google Vault対応とログ保持
Google Workspaceの監査・コンプライアンスツールであるVaultを利用している場合、削除予定のユーザーのメールやファイルがポリシーに従って保存されるよう設定を確認します。特に法的要件がある場合は、Vault上のデータ保持期間を適切に設定し、必要に応じて延長することも検討してください。
また、管理者コンソールの監査ログを活用し、削除作業が正常に行われたかを確認することも重要です。特に重要なユーザーの削除の場合は、操作ログをダウンロードして保管しておくことで、後日不備が見つかった際にも確認することができます。
Vaultを使用していない場合でも、主要なメールや文書は、別の保管手段を用いてバックアップすることをお勧めします。特にコンプライアンス上重要なデータは、組織のポリシーに従って適切に保管してください。